„Hypebeast“ Digitalisierung?

Ergebnisse und Eindrücke zur Kick-off-Veranstaltung des Projekts „Digitalisierung interner Prozesse des DWW“ am 25. April 2018 – erlebt und eingeordnet aus der Perspektive des geladenen Gastes.

Strahlende Morgensonne, eine Portion Neugier, vereinzelt noch zurückhaltende Skepsis und die Einladung zum anschließenden Imbiss – gute Voraussetzungen für eine ebenso gut besuchte, weil wichtige Veranstaltung für alle Mitarbeitenden des DWW. Ziel des für das Projekt verantwortlichen Vorstands Robert Bachert: Alle mitnehmen auf die Reise in die digitale Zukunft der Arbeit im DWW. Denn, so Bachert in seiner Begrüßung, wenn der Verband für seine Mitglieder und Klienten die bisher gewohnt gute Dienstleistung und Beratung auch weiterhin erbringen wolle, möglichst mit neuen, auch anderen Angeboten, sollten die Arbeitsplätze und die Arbeitsabläufe des DWW diesen Auftrag auch optimal digital unterstützen.

„Die eingesparte Zeit durch den Abbau von Redundanzen und Doppelarbeiten, beispielsweise durch papierlose Urlaubsanträge, schafft Zeit für Wesentlichere, wichtigere Aufgaben.“ Insofern sei es nur logisch und zwingend notwendig, jetzt in die Digitalisierung der internen Prozesse mit Elan einzusteigen (siehe auch „Gespräch mit dem Vorstanden“). Professor Hartmut Kopf, Experte in der Begleitung digitaler Transformationsprozesse in der Sozialwirtschaft, bestätigte Bacherts Überzeugung später spontan zu Beginn seines Vortrags durch einen Blick auf den Hauptartikel heute in der Tagesszeitung. Dort stand in großen Druckbuchstaben „Technikerkasse startet digitale Patientenakte“. Der Artikel zeige, dass die Digitalisierung des Sozialen ein dynamischer und unumkehrbarer Prozess sei. „Wer den digitalen Anschluss verliert, weil er zum Beispiel die digitale Patientenakte schlicht technisch nicht lesen kann, verliert den realen Anschluss an seine Kunden“, führte der langjährige leitende Mitarbeiter unterschiedlicher diakonischer Träger und Landesverbände (darunter auch die BruderhausDiakonie) aus (mehr zum Vortrag weiter unten).

Digitale Roadmap der vernetzten Landeskirche

Joachim Stängle, der die Veranstaltung gemeinsam mit Robert Bachert vorbereitete und mit ihm durch den Kick-off führte, präsentierte als Berater der Evangelischen Landeskirche in Württemberg und des DWW, wie die „vernetzte Landeskirche“ ihren Digitalisierungsprozess seit März 2017 angeht und wo sie aktuell, ein gutes Jahr nach Projektstart, mit ihrer „Digital Roadmap“ steht:  Zwei Ziele habe sich die ELKWü mit diesem im Vergleich zu anderen Landeskirchen ambitionierten und vorbildlichen Projekt gesetzt. Zum ersten soll die Sichtbarkeit von Kirche und Glauben im digitalen Raum erhöht werden. Das meint Erhöhen der Sichtbarkeit und Reichweite der evangelischen Botschaft durch Ausweiten und Bündeln der Kommunikation auch auf digitale Kommunikationskanäle. Zum zweiten will die Landeskirche genau wie die Diakonie als „Lebens- und Wesensmerkmal von Kirche“ ihre internen Geschäfts- und Kommunikationsprozesse optimieren, um gerade auch auf diese Weise neue Ehrenamtliche und neue qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen.

Hartmut Kopf (s.o.) beglückwünschte die beiden Vorredner aus seiner bundesweiten Berater-Perspektive: „Ein gleich doppelt vorbildlicher, weil integrierten Weg der Digitalisierung von Kirche und Diakonie von innen über die Prozesse nach außen in die Kommunikation mit Zielgruppen.“ Fazit seines Impulses mit dem programmatischen Titel „Digitalisierung verändert nichts – außer alles“: Zwar verändere das „Hypebeast Digitalisierung“ die Gesellschaft, die Wirtschaft, die Sozialwirtschaft und somit auch die in ihr arbeitenden Menschen „radikal, rigoros und rasant“, der Mensch aber sei und bleibe trotz aller Veränderungen Ausgangs- und Endpunkt der Digitalisierung: „Nur wenn Menschen Technik annehmen, kann Technik Wirkung zeigen. Und nur wenn Technik zu besseren Ergebnissen führt, macht sie Sinn.“

Hypebeast – was ist das?

„Hypebeast“ - was meint der für viele Mitarbeitende des DWW unbekannte Begriff? Stand er doch groß und zentral während der gesamten Veranstaltung im Weckherlinhaus  in der Mitte einer digital erzeugten „Word Cloud“, einer „Wortwolke“. Mittels „AnswerGarden“, einem digitalen „Web-Tool“ zum schnellen Sammeln kurzer Antworten, Ideen und Rückmeldungen aus Gruppen, wurden die Teilnehmer der Kick-off-Veranstaltung zu Beginn gebeten, anonym ihre persönliche und spontane Einschätzung zum Digitalisierungsprojekt des DWW abzugeben. Die Antworten wurden für alle sofort sichtbar in der Wortwolke auf einem großen Bildschirm sichtbar gemacht. Je öfter genannt, desto größer die Schrift und desto zentraler die Position der Aussage innerhalb der Wolke. Und das Ergebnis erheiterte sofort die Gemüter. „Joa, wir schaffen das!“, „Let´s go“, „Zukunft“, „Home Office“, diese durchaus positiv stimmenden Begriffe standen deutlich und fett im Zentrum der Wolke als Stimmungsbild der Teilnehmer. Und ganz fett und zentral das Wort mit den meisten Nennungen: „hypebeast“. Manche älteren Mitarbeitende glaubten auf Nachfrage, es handle sich um das respektvolle „Benennen“ der Digitalisierung als ein „Beast“, eine Bestie, die hauptsächlich „Hype“, Wirbel um Technik, verursache (so auch zuerst der Verfasser des Artikels). Weit gefehlt: Auf Nachfrage bei „Dr. Google“ wird dem Ratsuchenden erklärt, dass es ein in der Jugendsprache und im Kontext von Jugendmode gebräuchlicher Begriff für etwas, das „zwar nicht jedermanns Stil und Sache, aber positiv im Trend, insofern wichtig“ ist.

Fahrplan und der Schwerpunktprojekte

Das ist wohl die wichtigste positive Lern-Erkenntnis aus dem Stimmungsbild Wortwolke für den weiteren Prozess der Digitalisierung des DWW. Der wurde durch Robert Bachert anhand des Fahrplans und der Schwerpunktprojekte vorgestellt: Die Digitalisierung der internen Prozesse sei nur der erste, dafür aber grundlegende Schritt, dem weitere Schritte nach Außen, zu den Mitgliedern, Klienten und Ratsuchenden mit neuen, digital unterstützen Angeboten folgen werden (siehe auch „Gespräch mit den Vorständen“). Eingerahmt werden sollen die Aktivitäten durch den ebenfalls gerade begonnen Prozess des Erarbeitens eines „Ethikleitbilds Digitalisierung“ im DWW. Insgesamt vier Schwerpunktthemen mit vier klar formulierten Zielen stehen laut Bachert in der ersten Phase auf der Agenda:

Schwerpunkt Medientechnik: Nach dem Umzug zum Jahreswechsel 2018/2019 stehen in den Sitzungsräumen Kommunikations- und Präsentationsmedien zur Verfügung. Ein Schulungskonzept wird entwickelt, das die Mitarbeitenden befähigt, mit der Technik effizient zu arbeiten.

Schwerpunkt Unterstützende Prozesse: Es werden die Prozesse digitalisiert, die das tägliche Arbeiten erleichtern und leicht umgesetzt werden können, wie zum Beispiel Raumbuchungen, Reisekosten-Abrechnungen sowie die Urlaubs- und Zeiterfassung. Ab Januar 2019 soll in einer Pilotphase die Urlaubs- und Zeiterfassung digital umgestellt werden.

Schwerpunkt Eingangsrechnungen: Zur Entlastung im Verwaltungsbereich sollen alle Eingangsrechnungen digitalisiert werden. Seit Mai 2018 laufen bereits Gespräche mit möglichen Softwarelieferanten, im Dezember wird es eine Testphase in ausgewählten Abteilungen geben, ab Januar 2019 soll die digitale Eingangsrechnungserfassung dann im ganzen DWW für ein halbes Jahr erprobt werden.

Schwerpunkt Registratur und Ablage: Bis Ende 2018 wird eine Ablaufskizze für die systematische, digitale und papierlose Ablage und das Aufbewahren von Dokumenten sowie die Definition der Prozesse (Aktenplan, Vorgangsnummern) erstellt werden, die dann in 2019 detailliert umgesetzt werden soll.

Koordiniert und gesteuert wird der gesamte Prozess durch eine Steuerungsgruppe unter Leitung von Robert Bachert, sowie teils externen, teils internen Arbeitsgruppen-Verantwortlichen.

Fragen und Antworten von Mitarbeitenden

In der zweiten Stunde der Veranstaltung wurden dann die Mitarbeitenden selbst aktiv eingebunden in den Dialog durch kurze Interviews mit Joachim Stängle. Unter jeweils wieder vier Stichwort-Paaren „Tradition und Zukunft“ (Irene Kienle, Personalwesen), „Chancen & Risiken“ (Dennis Rudi für die MAV) Formulare & Rechnungseingang (Bettina Frank-Gaupp, Rechnungswesen) und „Messengerdienst in der Abteilung Freiwilliges Engagement FE“ (Matthias Bund) berichteten die vier Kolleginnen und Kollegen von ihren bisherigen Erfahrungen und äußerten Wünsche, aber auch Nachdenkliches: Die Fragen und Antworten im Telegramm-Stil:

„Frau Kienle, wie wurde zu Beginn Ihrer Tätigkeit im DWW im Büro gearbeitet? Welche Unterschiede gibt es zu Heute und was können Sie sich künftig vorstellen?

„Ganz früher wurde ohne jegliche Computerunterstützung gearbeitet. Nur mit Papier und zwar mit viel Papier. Und mit Schreibmaschinen. Aber in den 80ern gab schon einmal eine große Veränderung, an der auch bereits damals Robert Bachert mitverantwortlich war, zumindest mitgearbeitet hat: Die ersten Computer wurden eingeführt. Das war nicht immer leicht, dass das von allen umgesetzt wurde. Inzwischen ist es nicht mehr vorstellbar, wie es ohne ging oder überhaupt gehen sollte.“

Herr Rudi, welche Chancen und Risiken gilt es zu bedenken bei der geplanten Digitalisierung von Prozessen - gerade auch aus der Perspektive der Mitarbeitervertretung?  

„Drei Punkte sind aus unserer Sicht zentral und wichtig: 1. Es müssen die rechtlichen Rahmenbedingungen beachtet werden, insbesondere durch die neue EU-Datenschutzverordnung. 2. Der Vorstand muss darauf achten, dass die Mitarbeitenden mitgenommen werden. Denn 3. Digitalisierung darf nicht der Kontrolle von Mitarbeitenden dienen. Aber grundsätzlich begrüßen wir das Projekt zur Sicherung der Zukunftsfähigkeit des DWW.“

Frau Frank-Gaupp, ganz konkret und direkt gefragt, was wünschen Sie sich an Erleichterung im Hinblick auf die Digitalisierung des Rechnungseingangs?

Auf jeden Fall Zeit- und Arbeitsersparnis: nicht mehr die ganzen Rechnungen mehrmals in die Hand nehmen müssen. Aber auch eine höhere Qualität unserer Zusammenarbeit: Rechnungen müssen einheitlich und vollständig erstellt werden. Somit kann es keine handschriftlichen Rechnungen mehr geben. Nur dann können sie digital verarbeitet werden. Das betrifft alle Abteilungen.

Herr Bund, Ihr Bereich hat einen eigenen Messengerdienst geplant? Was ist das, warum das und welche Veränderung erhoffen Sie sich?

„Ein Dienst für kostenfreie Nachrichten von Handy zu Handy, der aber sicher ist und in der Bedienung vergleichbar mit etablierten Messengern – vergelichbar dem am weitesten verbreitete und von vielen von uns auch privat benutzten „WhatsApp“. Einen solchen Messenger brauchen wir, da wir vor allem mit jungen Menschen, die nicht per E-Mail und Post kommunizieren, arbeiten. Somit ist unser Ziel ein leichterer Kontakt und besseren Austausch mit den Jugendlichen und auch untereinander. Die Testphase beginnt jetzt. Ab Herbst soll damit auch bereits gearbeitet werden.“

Ideensammlung in Workshops

Im letzten Drittel der Kick-off-Veranstaltung wurden dann alle bis dahin eher interessiert zuhörenden Mitarbeiter eingeladen, in fünf Workshop zu den Themen Kulturveränderung, Unterstützende Prozesse, Medientechnik, Rechnungseingang und Registratur/Ablage sich mit eigenen Ideen einzubringen.

Und insofern verwunderte es niemanden der rund 100 Anwesenden, dass Robert Bachert als einladender Vorstand und Projektverantwortlicher mit seinem letzten Satz ganz am Ende und unmittelbar vor dem Imbiss die herzliche Bitte an alle aussprach, sich auch nach der Veranstaltung aktiv an der Digitalisierung des DWW zu beteiligen: Damit jede und jeder sich dann auch „gemeinsam über sogenannte „Quick Wins“, unsere schnellen Erfolge bei der Digitalisierung unserer internen Prozessen, dem Einüben im Umgang mit Medientechnik und ganz besonders wichtig, an unserer gemeinsamen Lernerfahrung,  dass Digitalisierung des DWW uns alle entlastet, aber keine Stellen kostet, freuen.“

Hartmut Kopf

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